Kampf dem digitalen Ordnerchaos

Dateien gehen in den Untiefen des Computers verloren … eine Datei mit Änderungen wurde überschrieben … oder Sie wissen schlichtweg nicht mehr, welche Korrekturen in ein aktuelles Dokument bereits mit eingeflossen sind … Das kommt Ihnen bekannt vor? Dann wird es höchste Zeit, dass Sie sich ein neues Konzept zulegen, wie Sie elektronische Dokumente besser verwalten. Wir zeigen Ihnen, wie das mit ganz einfachen Mitteln funktioniert!

Der erste Schritt ist immer, dass Sie sich zunächst bewusst machen, wie Sie bisher gearbeitet haben. Dabei geht es um eine Art Bestandsaufnahme, bei der Sie sich Ihre Stärken und Schwächen vor Augen führen und gegebenfalls aufzeichnen. Daran sollten Sie sich dann bei Ihrer elektronischen Ablage-Methode auf dem PC orientieren. Etwas blind zu übernehmen, bringt überhaupt nichts, wenn es nicht zu Ihrer Arbeits- und Herangehensweise passt!

Eine Ordnerstruktur muss her

Zunächst geht es darum, die Nummerierung der Ordnerstruktur besser zu gestalten. Dabei müssen Sie das Rad nicht neu erfinden, sondern können einfach Abläufe aus dem realen Büroalltag in die digitale Welt umsetzen. In Ihrem Büro fällt naturgemäß eine Ablage an, dass bringt die Freelancer-Tätigkeit gewissermaßen mit sich. Dabei arbeiten Sie ja auch mit einer gewissen Sortierung: Ein Stapel umfasst die eingegangene Post, ein weiterer die aktuell zu bearbeitende und ein dritter die versandfertigen bzw. Bereits erledigten Unterlagen. Genau nach dieser Struktur benennen Sie auch Ihre digitalen Ordner auf dem Computer:

10_Eingang

20_Bearbeitung

30_Ausgang

Tipp: Die Zahlen vor der Beschreibung sollten genutzt werden, um die Ordner auch in der richtigen Reihenfolge auf dem PC zu sehen (und nicht etwa alphabetisch sortiert – sonst würde z.B. Ausgang vor Bearbeitung stehen).

Machen Sie auch Gebrauch von Unterstrukturen, wenn Sie Bedarf haben. Es könnte sich lohnen, wenn Sie in 30_Ausgang noch ein 3010_zu_verschicken und 3020_verschickt anlegen. So haben Sie Kontrolle darüber, welche Dateien Sie bereits verschickt haben und welche nicht. Das ist vor allem bei größeren Projekten wichtig, wenn Sie als Autor beispielsweise einzelne Buchkapitel an Ihren Verlag schicken oder Ähnliches.

Falls Sie gerade an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, sollten Sie eine Entscheidung treffen: Legen Sie entweder einen eigenen Ordner für jedes Projekt an, in dem die drei genannten Ordner als Unterordner geführt werden – oder machen Sie es umgekehrt: für jedes Projekt existiert ein Unterordner in einem der drei oben genannten Ordner. Die Entscheidung bleibt Ihnen überlassen. Wählen Sie einfach, was Ihnen besser gefällt und zu Ihrer individuellen Arbeitsweise passt.

Die Benennung von Dateien sollte systematisch sein

Viele Freelancer schrecken vor der Benutzung von Konfigurationsmanagementsystemen zurück. Die Anwendung erscheint Ihnen für den Einzelnen zu kompliziert und sehr aufwändig. Doch das brauchen Sie überhaupt nicht, denn mit dieser einfachen Struktur behalten Sie ja den Überblick!

Generell sollten Sie Ihre Dateien immer wie folgt benennen (natürlich können Sie sich auch ein eigenes, einfaches Verfahren ausdenken):

JJJJ-MM-TT_Dateiname_Vxx

JJJJ steht für Jahr, MM für Monat und TT für Tag. Vxx soll die jeweilige Version kennzeichnen.

Sie starten entsprechend einfach bei V01, wenn Sie mit der neuen Datei beginnen. Wenn Sie nun bei größeren Änderungen die Version einfach mit einer jeweils höheren Zahl anlegen und diese beispielsweise als V02 oder V03 abspeichern, können Sie immer auf den alten Stand zurückgreifen. Dieses Vorgehen ist ganz praktisch, wenn man beispielsweise längere Passagen in einem Dokument geändert hat und einem nach zwei Tagen einfällt, dass darin doch noch einige verwertbare Gedanken gestanden hatten – dann lässt es sich eben einfach darauf zurückgreifen. Bei dem üblichen Speicherverfahren – einfach überschreiben – sind die alten Daten weg. Indem Sie die jeweilige Version jedoch speichern und als solche kennzeichnen, können Sie jederzeit darauf zurückgreifen!

Fazit:

Mit den beiden hier vorgestellten Verfahren, sind Sie ganz einfach in der Lage, ein Versions- und Konfigurationsmanagement zu etablieren. Zwar erfordert es ein wenig Disziplin – falls Sie jedoch schon einmal aus Versehen einem Auftraggeber eine alte Variante Ihres Projekts geschickt haben, dürften Sie die Vorteile recht schnell zu schätzen wissen. Ein echter Nutzen, ohne Kosten!

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