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Dokumente mit dem Smartphone als PDF scannen

Viele Freelancer sind oft beim Kunden vor Ort. Dort bekommen Sie neue Projektinformationen, Broschüren oder Analysen präsentiert. Selbst im viel zitierten „digitalen Zeitalter“ ist jedoch längst nicht alles in digitaler Variante vorhanden. Die neue Broschüre ist allerdings schnell verlegt, der Zeitungsartikel in der Bahn vergessen und der neue Papierstapel auf dem Schreibtisch schlichtweg störend. Wir zeigen Ihnen einen möglichen Ausweg!

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Als (hoffentlich) viel beschäftigter Freelancer verzichten Sie sicherlich nicht auf ein mobiles Endgerät, auf dem Sie auch eine Vielzahl von Apps nutzen.  Unter den zahlreichen Apps, die etwa Google PlayStore bereit hält, finden sich auch sogenannte PDF-Scanner. Diese Anwendungen sind überaus praktisch, da sie die eingebaute Kamera des Geräts nutzen, um Zeitungsartikel, Broschüren und andere Dokumente zu digitalisieren.  Mit einem PDF-Scanner lässt sich beispielsweise einfach ein Foto machen, etwa beim Kunden vor Ort – und die Daten sind dank Smartphone nicht nur digital verfügbar, sondern landen mit der richtigen App – etwa Evernote – sofort im eigenen digitalen Archiv.

Heute zeigen wir Ihnen kurz und knapp, wie Sie mit der App CamScanner Ihre Dokumente digitalisieren können. Dieser PDF-Scanner kostete bei Artikelerstellung knappe 4 Euro (Vollversion). Im PlayStore finden sich weitere, teils auch kostengünstigere Varianten. Suchen Sie einfach nach dem Begriff „PDF-Scanner“, die Bedienung ist nahezu identisch.

Die App starten

Nachdem Sie die App CamScanner erfolgreich installiert haben, können Sie auch schon direkt loslegen. Der folgende Bildschirminhalt zeigt sich unmittelbar nach dem Programmstart, um kurz darauf wieder zu verschwinden – ehe das Hauptfenster der Applikation erscheint.

Achten Sie auf gute Lichtverhältnisse

Der ausschlaggebende Qualitätsfaktor für gute Resultate waren in zahlreichen Versuchen immer wieder die Lichtverhältnisse. Entsprechend dürften Sie während einer Autofahrt mit schlechter Beleuchtung im Innenraum Schwierigkeiten bekommen, Ihre PDF-Dokumente in ansprechender Qualität zu erzeugen. Hier kann natürlich der Blitz am Gerät helfen. Je optimaler und besser beleuchtet das Dokument ist, desto besser das Ergebnis. Dann müssen Sie kaum Funktionen in Anspruch zu nehmen, mit denen das Bild verbessert werden kann.

Nehmen Sie Bilder auf

Im nachfolgenden Bild finden Sie einen Hinweis darauf, wie sich der CamScanner nach mehreren Aufnahmen verhält. Eine nach Aufnahmen gruppierte Übersicht gibt Ihnen mittels Vorschaubild und Namen sowie möglichen Tags („Etiketten zum Sortieren“) und dem Datum eine Übersicht der eingescannten Dateien.

In der Statuszeile unten können Sie vier verschiedene Icons erkennen. Das erste dient dem Aufnehmen neuer Bilder mit der Kamera des Smartphones. Das zweite Icon ermöglicht Ihnen, bereits aufgenommene Bilder aus der Galerie des Smartphones in ein Projekt zu übernehmen. Das dritte Icon kümmert sich um die verschiedenen Tags, während das vierte  Icon Ihnen die Möglichkeit bietet, den Namen zu ändern.

Probieren Sie es doch einfach mal aus! Nehmen Sie sich zwei, drei Seiten einer Zeitschrift zur Hand und drücken Sie das erste Icon in der Statusleiste, um die Seiten abzulichten.

In einem neuen Fenster präsentiert sich nun die Kamera mit weiteren Icons und Funktionen.

Ganz links, hinter dem Einstellungs-Zahnrad, finden Sie Möglichkeiten, um die Kamera zu steuern. Der große Knopf in der Mitte löst die Kamera aus. Der Schieberegler dient hingegen dazu, zwischen einmaliger Aufnahme und Serienaufnahme (Batch) zu unterscheiden. Starten Sie nun mit der Aufnahme der Fotos.

Nach dem Auslösen können Sie das gemachte Foto bestätigen oder jedoch verwerfen. Im Anschluss findet sich die Möglichkeit, das aufgenommene Bild zu bearbeiten.

Das bietet sich an – denn oftmals lassen sich störende Ränder auf der Aufnahme erkennen. Mittels der markierten Punkte auf dem Foto können Sie sehr genau bestimmen, wie das Erscheinungsbild am Ende aussehen soll.

Wie Sie auf dem Bild erkennen können, haben Sie dadurch die Möglichkeit, die Bereiche des späteren Bildes  exakt zu bestimmen. Drehungen mit oder gegen den Uhrzeiger oder Strecken können  erneut über die Statuszeile vorgenommen werden.

Nachdem Sie alle nötigen Schritte zur Bildverbesserung vorgenommen haben, können Sie die Bildbearbeitung mit einem Haken in der Statuszeile beenden. Das nachfolgende Bild zeigt Ihnen, wie das Ergebnis des vorherigen Bildes aussehen würde.

Das Dokument aus obigem Bild ist nun nicht mehr leicht schräg, sondern wurde gerade gerückt und zentriert. Das übernimmt die App ohne Ihr Zutun – und nimmt Ihnen damit eine Menge Arbeit ab.

Das Ergebnis lässt sich über die Einstellungen (siehe „stark aufbereiten“) noch ändern. Probieren Sie einfach einmal die verschiedenen Möglichkeiten aus und finden Sie heraus, was Ihnen am ehesten zusagt und Ihren Wünschen entspricht.

Wiederholen Sie nun diesen Schritt mit allen Abschnitten Ihres Dokuments (oder beenden Sie die Bearbeitung, wie es in diesem Beispiel auch gemacht wurde).

Beim Bestätigen zeigt sich nun die Übersicht und präsentiert Ihnen Ihre aufgenommenen Bilder. Nun müssen Sie lediglich noch ein PDF aus diesen Bildern erzeugen. Wie das funktioniert, lesen Sie im folgenden Abschnitt.

Ein PDF erzeugen

Sind die Fotos einmal gemacht, gruppiert sie der CamScanner in einen Ordner. Diesen Ordner können Sie – vorausgesetzt Sie wollen die Originale aufheben – beliebig umbenennen und Ihren Wünschen anpassen. In der unteren Statuszeile des CamScanners finden Sie nun unter anderem ein PDF-Symbol. Beim Anklicken dieses Symbols werden alle Bilder im Ordner zu einem PDF-File zusammen gefügt. Anschließend werden Ihnen ein oder mehrere installierte PDF-Betrachter angeboten, mit denen Sie das Ergebnis öffnen können.

Möchten Sie von hier aus Ihre Ergebnisse gleich in Evernote abspeichern? Dann können Sie auch das  „Share-Icon“ in der Statuszeile unten drücken. Dann wird das PDF sofort bei Evernote hochgeladen. Das kann übrigens auch jedes andere installierte Programm, dass im Kontextmenü „Share“ eingebunden wird.

PDF Dokumente sind Standard

PDF-Dokumente können praktisch auf allen Geräten angezeigt und betrachtet werden. Deshalb gilt dieses Format als zukunftssicher, es ist zudem plattformübergreifend einsetzbar. Sie sollten jedoch beachten, dass Sie bei PDF-Dokumenten, die durch Bilder erzeugt wurden, keine Wörter in PDF-Dokumenten zählen können. Dafür benötigen Sie eine spezielle OCR-Software, die den Text erkennt. Auf diese Möglichkeit soll in einem weiteren Artikel noch ausführlicher eingegangen werden. Und nun viel Vergnügen beim mobilen Scannen!

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Holger - 3 years ago

Interessante Info, veilen Dank! Es bestätigt sich: immer mehr Unternehmen verzichten auf das Papier und das ist ein großer Fortschritt! “Wer seine Scanprozesse ordentlich dokumentiert, braucht sich also keine Sorgen um die Anerkennung machen. Die digitale Kopie eines Papierbelegs reicht vor Gericht aus.” – ein Interview bei MuM. Quelle: http://www.marktundmittelstand.de/nachrichten/produktion-technologie/scannen-ersetzt-papier/

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