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Das papierlose Büro – nur ein Mythos?

Ein Blick bei Google zeigt: Das papierlose Büro ist schon seit mehr als 30 Jahren der Traum von Gründern, Freiberuflern und kleineren Unternehmen. Damit Papiersparen und einfaches Arbeiten nicht nur Mythen bleiben, muss es endlich Klick in den Köpfen machen und Medienbrüche vermieden werden – die Technologie macht es heute schon möglich!

Spitzenreiter beim Papierverbrauch – auch im Büro

Deutschland gehört weltweit zur Spitzengruppe der Papierverbraucher. Nach den USA, China und Japan wird hierzulande die viertgrößte Menge an Papier verbraucht – 19 Millionen Tonnen oder auch 236 Kilogramm pro Person und Jahr. Rund die Hälfte davon entfällt auf Presse- und Druckerzeugnisse sowie Büromaterial und jährlich werden bis zu 800.000 Tonnen DIN A4-Blätter für Drucker und Büros genutzt. Von daher ist es wenig verwunderlich, dass von Zeit zu Zeit immer wieder Innovationen innerhalb der Bürotechnik mit dem Ziel aufkamen, den Papierverbrauch zu senken. Aber ob nun Dokumentenmanagement-Systeme, Produktivitäts-Tools oder Workflow-Management – allen Tools gemein war und ist die Skepsis, ob sich das papierlose Büro damit auch ernsthaft realisieren lässt.

Medienbrüche verunsichern

Doch wann kann eigentlich davon gesprochen werden, das papierlose Büro verwirklicht zu haben? Dazu sollen etwa die elektronische Archivierung sämtlicher Papierdokumente oder auch die Verarbeitung von Rechnungen, Belegen und anderen wichtigen Schriftstücken ohne Medienbrüche zählen. Einige Firmen sind diesem Ideal schon ein Stück näher gekommen – und versenden ihre Rechnungen per E-Mail an die Kunden. Je nach persönlicher Vorliebe wird das Dokument nun ausgedruckt oder in einem Ordner auf dem Rechner oder der Dropbox gespeichert. Das mag auch bereits schon jetzt ganz gut funktionieren, ist jedoch rechtlich kritisch zu sehen: Das Original ist elektronisch, der Ausdruck hingegen nur eine Kopie, der zudem auch noch eine zuordnungsbare Signatur fehlt.

Die Cloud macht Klick

Neue Cloud-Services aus Deutschland – die übrigens größten Wert auf Privatsphäre/Datenschutz legen und teilweise über eine eigene Server-Infrastruktur im Inland verfügen – helfen, das papierlose Büro Realität werden zu lassen. Bleiben wir bei unserem Beispiel von eben: Die Mail-Rechnung kann schon jetzt standardmäßig direkt oder per Weiterleitung zum gewünschten SaaS-Service geschickt werden. Dort lassen sich dann alle Dokumente bequem als Originale nach den gesetzlichen Vorschriften archivieren und am Jahresende per Schnittstelle zur Buchhaltung oder Steuerberater schicken. Scan-Apps helfen ebenfalls dabei, die lästigen Thermo-Rechnungen aus dem Elektronik- oder Baumarkt direkt zu sichern. Und eigentlich kann die Papierrechnung dann direkt in den Müll wandern…

Fazit
Auch wenn das papierlose Büro noch nicht Realität geworden ist, sorgt die technische Entwicklung für eine Demystifizierung. Schon jetzt helfen Dienste aus der Cloud, Rechnungen und Dokumente bequem und rechtssicher zu archivieren. Der Traum von weniger lästigen Papierbergen im Büro-Alltag wird allerdings erst dann Realität, wenn es bei Entscheidern und Angestellten „Klick“ macht und sich die Tatsache, dass auch elektronische Dateien als Originale vom Finanzamt anerkannt werden, auf breiter Front durchsetzt.

Autor

Jan C. Rode ist bei FastBill seit 2013 mitverantwortlich für die externe Kommunikation. Zuvor hat er in ähnlicher Funktion für den Volkswagen Konzern und Deutsche Post DHL gewirkt. Rode zählt ebenfalls zu den profiliertesten Bloggern Deutschlands und ist auch als „Der Medienlotse“ bekannt.

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Julian - 3 years ago

Ich denke auch, dass deutlich mehr Papier verbraucht wird, als überhaupt nötig. Ich sehe es bei vielen, das einfach jede Mail ausgedruckt wird, egal wie unwichtig sie auch ist.
Mit der richtigen Archivierung kann man sich meiner Meinung nach sicher sein, das die Daten, Mails etc. alle gut aufgehoben sind. Und sie nehmen kein Platz im Büro weg und stauben nicht ein 😉

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Holger - 3 years ago

Ich sehe die Entwicklung ebenfalls als sehr positiv an. Nur leider leben wir hier in einem sehr sehr bürokratischen Land…in welchem die Mühle äußerst langsam mahlen. Denke mal das wird noch einige Jahre dauern bis Dokumente mit einem sehr hohen Wichtigkeitsgrad, z.B. juristisches oder Verträge, auch in digitalisierter Form anerkannt werden.

Da fällt mir ein, man sollte mal versuchen im Supermarkt etwas umzutauschen und anstatt den Kassenzettel einfach das Smartphone zücken und den gescannten Kassenbeleg zeigen…wie die wohl reagieren? 😉

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Andres - 3 years ago

Ich frage mich immer, was das Finanzamt dazu sagt. Gerade für freie Berufe wäre es doch wunderbar, könnte man alles digital sichern und die Ordner aus dem Büro befördern… Aber hier lese (und höre) ich verschiedenste Infos wie man das wirklich steuerrechtlich wasserdicht bekommt…

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