Customer Relationship Management für Selbstständige

Ob Sie sich nun als Freelancer, Freiberufler oder Selbstständiger bezeichnen – eines haben Sie gemeinsam, auf das Sie nicht verzichten können: Ihre Kunden. Je größer Ihr Kundenstamm wird, desto dringender benötigen Sie eine Software, die Kundendaten verwalten und deren Aktionen zusammen fassen kann. Was haben Sie beim letzten Termin mit einem Ihrer Geschäftskontakte besprochen? Welche Korrespondenz wurde ausgetauscht? Um solche Angaben zu verwalten, hilft eine so genannte Customer Relationship Management Software. Auf meiner Suche nach einer solchen Software, bin ich auf folgende Option gestoßen, die ich Ihnen nun vorstellen möchte: Eine preiswerte CRM Lösung für Freiberufler.

Um es gleich vorweg zu nehmen: Ganz ohne finanziellen Einsatz geht es aus meiner Sicht nicht. Allerdings denke ich, eine Lösung zu einem angemessenen Preis gefunden zu haben, die meinen Ansprüchen gerecht wird. Da jedoch jeder Freelancer andere Anforderungen an solch ein Produkt stellt, will ich Ihnen meine individuellen Ansprüche nicht vorenthalten, damit Sie einen besseren Vergleich haben.

Was suche ich konkret? Ich bin auf der Suche nach einem CRM (Customer Relationship Management) für Freiberufler. Meine Kontakte bewegen sich im dreistelligen Bereich und werden in Google Contacts verwaltet. Dort sollen sie auch bleiben – denn dadurch würde eine Verteilung auf meinen BlackBerry und meine Android-Geräte sichergestellt sein. Zum Arbeiten nutze ich einen Mac und möchte meine Kontaktpflege überwiegend an diesem Gerät vornehmen. Für mich als Freiberufler sind folgende Aspekte an einem CRM wichtig:

  • Ich möchte eine einfache und intuitive Bearbeitung meiner Kontakte
  • Eine Historie über Termine, Schriftverkehr und Protokolle (Telefonatmitschrift, etc.) ist essentiell für mich
  • Ich möchte Kontakte gruppieren und taggen (mit einem Schlagwort versehen) können. Alle Personen eines Projekts kann ich dadurch einfach selektieren, ebenso alle Personen, die mir potentielle Projekte besorgen oder anbieten können
  • Ich würde gerne benutzerdefinierte Felder anlegen, um eventuelle Erweiterungen künftig im Auge behalten zu können
  • Ganz wichtig: Ich will keine Cloud! Zwar nehme ich die Synchronisation über die Cloud gerne mit, allerdings möchte ich gerade auf dem Mac eine Offlinefunktionalität. Wenn ich unterwegs bin und keinen Internetzugriff habe, bearbeite ich trotzdem gerne mal meine Kontakte. Alles was eine reine Bearbeitung im Internet erfordert, fällt daher aus dem Raster.

Das sind meine Anforderungen, die der eine oder andere Freiberufler sicherlich mit mir teilen dürfte.

Die Suche nach einem passenden CRM  gestaltete sich schwierig. Zum einen bin ich auf Daylite gestoßen, das zwar mächtige Funktionen hat – die jedoch ihren Preis haben. Das Programm schlägt mit rund 300 Euro zu Buche. So viel wollte ich nicht ausgeben. Daraufhin bin ich auf viele weitere Programme gestoßen, beispielsweise auf Revolver, bei dem eine abgespeckte Version auch als Offlineversion zur Verfügung gestellt wird. Ganz überzeugt hat es mich dann doch nicht. Eine weitere Alternative wäre das Contacts Journal CRM gewesen. Hier schreckte mich jedoch das Importieren von Kontakten ab. Nach längerem Suchen und Ausprobieren bin ich dann bei BusyContacts und BusyCal hängen geblieben.

Was hat mich angesprochen?

  • Eine Integration mit dem bestehenden Adressbuch, den Kontakten und dem Mailprogramm von Apple (obwohl ich das Programm nach wie vor als verbesserungswürdig empfinde)
  • Eine Möglichkeit, meine Google Kontakte weiterhin zu behalten und keine Imports vornehmen zu müssen
  • Die Ansicht aller „Aktivitäten“ eines Kontakts – das können Anrufe, Termine, E-Mails oder Tweets sein

Was kostet das Programm? Wenn Sie beide Versionen kaufen (BusyCal und BusyContacts), sind Sie mit 80 Euro dabei. Testversionen stehen 30 Tage zur Verfügung. Das ist zwar für eine Erweiterung der Apple Boardmittel nicht unbedingt günstig, aber in meinen Augen immer noch besser, als eine kostenlose Open Source Lösung zu nutzen, die man selbst konfigurieren und womöglich noch über einen eigenen Server betreiben muss – von anderen, teuren Bezahlversionen einmal ganz abgesehen. Das Plus: Sie müssen relativ wenig umstellen und finden sich sofort zu recht.

Mein Customer Relationship Management im Detail

Wie wende ich nun jedoch das CRM mit meinem Mac und den übrigen Geräten an? Wie bereits erwähnt, nutze ich als Gerät zur Verwaltung von Kontakten ausschließlich meinen Mac. Dazu habe ich BusyCal sowie BusyContacts gekauft und installiert. Die Installation mit dem Installationsprogramm funktionierte reibungslos. Es dauerte einen Augenblick, bis der gleiche Datenstand der Kalender von Apple und BusyCal angezeigt wurde. Der nachfolgende Screenshot zeigt eine Ansicht des Kalenders bei BusyCal, damit Sie sich ein besseres Bild machen können, worüber ich eigentlich schreibe:

BusyCal CRM für Freelancer

Übersicht über BusyCal

Für meine freiberufliche Tätigkeit habe ich mir einen lokalen Kalender angelegt (siehe links oben, orange), der über iCloud synchronisiert wird. Zudem führe ich einen Google-Kalender, den ich Geschäftspartnern freigebe. Hier findet sich nur die Angabe, ob ich verfügbar bin – oder nicht. Beide Kalender können übrigens auch zusammen in nur einem Google-Kalender verwaltet und mit den Rechten der Kalenderfreigabe versehen werden. Da ich jedoch nur Informationen zur tageweisen Verfügbarkeit angeben möchte, führe ich zwei Kalender. Zudem kann mir dadurch kein Konfigurationsfehler passieren, der alle Daten sichtbar macht.

Der lokale iCloud-Kalender umfasst die Details: Hier finden sich Protokolle und Telefonate mit Personen aus meinem Adressbuch. In meinem Kalender befinden sich somit Anrufe, Termine, Protokolle und andere Hinweise, die ich im Umgang mit meinen Kontakten pflege. Dieser Kalender bietet mir hinsichtlich der Funktionalität mehr Möglichkeiten als der Google-Kalender: So kann ich beispielsweise Anhänge oder Icons perfekt hinzu fügen. Die Kombination dieser beiden Kalender ist in meinen Augen eine prima Symbiose. Wer allerdings nur auf den Google-Kalender gehen mag, kann dies ebenfalls tun. Wenn ich in BusyContacts ein Protokoll anlege, erscheint dieses mit Datum im Kalender und wird in der Historie (Aktivitäten) meines Kontaktes gelistet. Genau solch eine Funktion habe ich gesucht, sie ist quasi das Herzstück des Customer Relationship Managements für Freelancer.

In BusyContacts sieht ein typischer Kontakt mit Aktivitätsanzeige wie folgt aus

Freelancer CRM mit BusyContacts

Besonders schätze ich daran, dass ich die komplette Kommunikation mit einem Kontakt einsehen kann. Das hilft mir bei spontanen Telefonaten oder Projektanfragen ungemein. Die Nachbearbeitung von Kontakten mit dem CRM für Freelancer dadurch problemlos möglich.

Das Kernstück des CRM

Die wichtigsten Tätigkeiten finden im BusyContact statt: In diesem Tool öffne ich einen Kontakt und finde die Historie über alles vor, was BusyContacts dazu auf meinem Laptop finden kann. Das ist genau die Funktion, die ich mir unter dem Begriff „Customer Relationship Management für Freiberufler“ vorgestellt habe. Ich weiß allerdings, dass noch mehr dazu gehört: So haben professionelle Tools beispielsweise weitere Details und gute Funktionalitäten, um Berichte zu erstellen – aber das nutze ich ohnehin nicht.

Bei BusyContacts kann ich perfekt kurze Inhalte zu meinen Kontakten hinzufügen. Der Button „Zeitstempel“ ist ebenso einfach wie genial. Mit einem einzigen Klick bekomme ich Datum und Uhrzeit angezeigt, die ich in die Information aufnehmen kann.

Die entsprechende Information findet sich sogar in meinem Google-Kontakten wieder, die synchronisiert werden. Die Information ist somit auch auf meinem BlackBerry oder meinen Android-Geräten verfügbar. Brauche ich nun Details aus dem Kalender auf den Geräten, muss ich einen Google-Kalender anlegen und die Daten dort entsprechend synchronisieren.

Aufgabenverwaltung im CRM für Freelancer

Zur Aufgabenverwaltung verwende ich eigentlich ausschließlich Wunderlist. Dieses einfache Tool hat mir schon gute Dienste erwiesen und zeigt sich ebenfalls bei fehlender Internetverbindung als hilfreicher Weggefährte. Auch BusyCal kann die Aufgaben für Freelancer gut verwalten. Diese werden nämlich übersichtlich, nach Tag und Status, aufgelistet. Jedem Freelancer möchte ich daher empfehlen, einen Blick auf das Tool zu werfen.

Ist BusyCal/BusyContacts das optimale Customer Relationship Management Tool für Freiberufler?

Mit Sicherheit nicht, da sich die Anforderungen von Freelancern stark unterscheiden: Je nach Beruf hat jeder Freiberufler oder Gewerbetreibende individuelle Anforderungen. Ob sich die Anschaffung des Tools lohnt, müssen Sie daher selbst entscheiden. Für Unternehmensberater, Coaches oder Trainer ist es vermutlich eine gute Arbeitserleichterung. Auch Übersetzer, Dolmetscher oder PR-Berater könnten ihre Kundenverwaltung dadurch optimieren. Haben Sie hingegen eine überschaubare Anzahl von Kontakten und Kunden, ist die Anschaffung nicht unbedingt erforderlich.

Noch etwas: Was mir die vorgestellten Tools nicht bieten können, sind Berichte. Auch ist die Bearbeitung so genannter Opportunities (mögliche Projekte oder Aufträge) fehlt. Das ist allerdings nicht weiter schlimm, da die parallelen Möglichkeiten und Projektanfragen immer überschaubar sind. Zudem bearbeite ich auch nicht zehn Anfragen parallel zueinander, sondern nur wenige. Freelancer, die deutlich mehr bearbeiten müssen und darüber hinaus ein Berichtswesen pflegen wollen, sollten daher über die Anschaffung anderer CRMs nachdenken!

Wie sieht es bei Ihnen aus? Freue mich auf Ihre Kommentare!

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