Mahlzeit! Bewirtungskosten richtig ansetzen

Gerade in der Adventszeit bevölkern häufig größere Gruppen die Restauranttische: Besondere Kunden und Kollegen werden zum weihnachtlichen Geschäftsessen eingeladen, um das alte Jahr gemütlich ausklingen zu lassen. Was es zu beachten gilt, wenn Sie Bewirtungskosten steuerlich geltend machen möchten, lesen Sie hier.

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Wenn es draußen stürmt und schneit – dann bietet sich ein gemütliches Mittagessen im Restaurant geradezu an, um Regen und Schnee wenigstens für ein paar Stunden zu entkommen. Verbunden mit einigen Gläsern Rotwein, schmecken Hirschbraten, Schnitzel und Co. gleich viel besser. Essen und Trinken müsste man ohnehin – warum den trüben Wintermittag also nicht dazu nutzen, um mit einigen besonderen Kollegen oder Stammkunden zu speisen?

Die Adventszeit eignet sich perfekt, um in angenehmer Atmosphäre neue Vorhaben anzugehen und bestehende Geschäftspartnerschaften zu stärken. Dabei können nicht nur künftige Projekte oder Strategien besprochen werden. Bevor Sie sich jedoch finanziell verausgaben, gilt es einige Details zu berücksichtigen, damit das geschäftliche Essen kein (steuerliches) Fiasko wird – und Sie zumindest einen Großteil auch gegenüber dem Finanzamt geltend machen können.

Wer darf eingeladen werden?

Der Teufel steckt im Detail – dennoch erkennt das Finanzamt den Restaurantbesuch aus geschäftlichem Anlass („Geschäftsessen“) durchaus an. Ob man mit diesen Partnern bereits Projekte abwickelt oder ob sich die Geschäftsbeziehung erst langsam anbahnt, spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist alleine der Anlass, dass Sie mit diese/-r/-n Person/-en „in einer Geschäftsbeziehung stehen“ und diese „pflegen“ oder „anbahnen“. Ebenso gilt die Pflege der Öffentlichkeitsarbeit aus Sicht des Fiskus als Begründung. Am besten formulieren Sie den „Anlass der Bewirtung“ so konkret wie möglich, z.B. „Besprechungsgrund: Geplante Zusammenarbeit Illustration und Übersetzung des Kinderbuches „xy“ mit Illustrator, Autor und Übersetzer (Namen)“. Danach dürfte in der Regel kein Nachhaken von Seiten des Finanzamtes kommen, da der Anlass sehr klar formuliert ist.

Steuerliche Grundlage

Im Einkommensteuergesetz (EStG) Art. 4, Abs. 5, P. 2 („Gewinnbegriff im Allgemeinen“) heißt es im Hinblick auf die steuerliche Geltendmachung wörtlich: „Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern: … (2) Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.“

Was ist angemessen?

Was heißt jedoch „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen“? Etwa gut 100 Euro pro Person werden als angemessen anerkannt, so die Erfahrungen anderer Kollegen. Wer ohnehin das Mittagsmenü wählt, statt das Sieben-Gänge-Luxusmenü im Sterne- oder Haubenrestaurant für 500 Euro dürfte sich diese Frage erst gar nicht stellen.

Welche Summe erkennt das Finanzamt nun an?

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Auch wenn Sie sich selbst beim Essen zurück genommen haben, und eigens auf einen Grappa oder das hausgemachte Tiramisu verzichtet haben – das Finanzamt interessiert ohnehin nicht die komplette Rechnung. Oder besser ausgedrückt: Nur 70 Prozent der Gesamtrechnung (netto) können Sie als Freelancer steuerlich auch tatsächlich geltend machen. Dies gilt zumindest für Essen und Getränke, aber auch für Nebenkosten wie Zigaretten oder Garderobengebühren. Die übrigen 30 Prozent bleiben an Ihnen hängen. Wer einen eigenen Raum im Restaurant mietet, weil er gleich mehrere Kunden und Kollegen einlädt, kann diese Kosten unterdessen zu 100 Prozent als Betriebsausgaben ansetzen.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Falls Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbst anfertigen: Vergessen Sie nicht, die Rechnung in einen „abziehbaren Teil“ (70 Prozent) und einen „nicht abziehbaren Teil“ (30 Prozent) zu trennen!

Vorsteuerabzug

Die Umsatzsteuer darf nach § 15 Abs. 1a Umsatzsteuergesetz (UStG)  in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden – insofern man als Freelancer dazu berechtigt ist (und nicht etwa die so genannte „Kleinunternehmerregelung“ gewählt hat). Die Betonung liegt dabei auf „in voller Höhe“, also nicht nur für die abzugsfähigen 70 Prozent der Rechnung. Der Vorsteuerabzug beschränkt sich auf Essen und Getränke – nicht allerdings auf Trinkgelder!

Wie muss die Rechnung aussehen?

Der eilig hingekritzelte Beleg des Servicepersonals auf dem Notizblock gilt nicht – die Rechnung muss unbedingt maschinell erstellt sein! Darüber hinaus müssen Name, Adresse und Steuernummer (oder Ust.-ID) des Restaurants darauf vermerkt sein. Das Finanzamt will jedoch nicht nur wissen, wo Sie gegessen haben, sondern auch mit Wem und aus welchem Anlass (geschäftlich!): Entsprechend muss die genaue Bezeichnung, aber auch die Menge aller konsumierten Speisen und Getränke darauf vermerkt sein („Speisen und Getränke“ genügt nicht!), wobei neben Netto- und Bruttobeträgen auch die Mehrwertsteuer (und der jeweilige MwSt.-Satz, siehe unten) aus der Rechnung hervorgehen müssen. Wie es sich für jede Rechnung gehört, muss nicht nur die Rechnungsnummer, sondern auch das Datum darauf stehen: Zum einen das Datum der Bewirtung, zum anderen (falls Ihr Lieblingsitaliener so nett ist, Ihnen die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt zuzusenden), auch das Rechnungsdatum – falls dieses identisch ist, erübrigt sich diese Angabe.

Besonderheiten bei Rechnungen über 100/150 Euro

Falls der Rechnungsbetrag 100 Euro überschreitet, gehört der Name des bewirteten Rechnungsempfängers unbedingt darauf. Liegt der Betrag bei über 150 Euro, müssen Name und Anschrift darauf (auch handschriftlich möglich), zudem sind die Steuer- bzw. Umsatzsteuer-ID des Restaurants unabdingbar. Bei Beträgen über 150 Euro interessiert sich das Finanzamt auch für die jeweiligen Steuersätze der konsumierten Speisen und Getränke. Oft genügt es im Restaurant zu sagen, dass Sie eine Quittung für das Finanzamt benötigen, die meisten Servicekräfte kennen die entsprechenden Formalia.

Was müssen Sie selbst hinzufügen?

Doch nicht nur der Wirt muss die oben stehenden Angaben auf der Rechnung unbedingt vermerken – auch Ihre Mithilfe ist gefragt. Das Finanzamt interessiert sich nicht nur dafür, Wer Wo Wann Was zu welchem Preis gegessen hat, sondern vor allem mit wem und aus welchem Grund (siehe oben). Entsprechend müssen Sie als Rechnungsempfänger die Vor- und Zunamen aller Gäste aufführen sowie den Anlass der Bewirtung (z.B. Besprechung von neuem Projekt „Kinderbuchübersetzung“ für das kommende Jahr“). Ganz wichtig: Geschäftsessen genügt als Anlass keinesfalls, vielmehr muss diese Angabe schon ein wenig detaillierter formuliert sein!

Nun dürfte die Rechnung gegenüber dem Finanzamt aufgehen – wir wünschen schon mal vorab einen guten Appetit.

Welche Erfahrungen haben Sie als Freelancer mit der steuerlichen Geltendmachung von Geschäftsessen gemacht? Diskutieren Sie mit uns und kommentieren Sie den Beitrag.

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