Kalkulieren – anbieten – abrechnen Mit dem richtigen Stundensatz profitable Angebote erstellen

Was kann es schöneres geben: ein neuer Auftrag winkt, der Kunde ist interessiert und das Projekt scheint spannend? Fehlt nur noch das Angebot für den Kunden und die Klärung der Vergütung. Und da sind sie wieder, diese Fragen die jeder Freelancer kennt: Wie viel muss ich pro Stunde ansetzen, um laufende Kosten zu decken? Wieviel Euro müssen davon als Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt werden? Und was bleibt dann am Monatsende zum Leben, Urlauben und Vorsorgen übrig? Netto, versteht sich…

Viele Freelancer sind recht gut darin, Ihre Angebote nach Bauchgefühl zu erstellen. Nur wie genau das wirtschaftliche Ergebnis am Jahresende aussehen wird, lässt sich oftmals nicht so einfach aus der Hüfte schießen. Eine einfache Alternative bietet der tagwerk Stundensatzrechner.

Verknüpft mit einem Angebotsgenerator lassen sich Angebote schnell durchrechnen und profitabel kalkulieren. Ein automatisch erzeugter Geschäftsplan sorgt zusätzlich für Transparenz. Ein Beispiel:

Kalkulieren

Das Online-Tool berechnet den Stundensatz anhand des gewünschten Nettoeinkommens. Nach Eingabe von 3.000 Euro monatlichem Netto in zwölf Monaten des Jahres und einem wöchentlichen Arbeitseinsatz von 40 Stunden sowie 30 Tagen Urlaub wählen wir die Berechnung ohne Kirchensteuer und Ehegattensplitting. Wichtigste Stellschraube hierbei ist der Auslastungsfaktor: der bestimmt, welcher Anteil der eigenen Arbeitszeit tatsächlich auf ein Kundenprojekt abgerechnet werden kann. Tätigkeiten wie Akquise, Organisation oder Buchhaltung müssen demnach abgezogen werden. Wir setzen mutig 50 % an.

(Alternativ kalkuliert der Rechner auch das zu erwartende Nettoeinkommen auf Basis eines Stundensatzes.)

Unter den erweiterten Einstellungen des Rechners können alle laufenden geschäftlichen Kosten wie Miete, Versicherungen oder Investitionen berücksichtigt werden. Nach vollständiger Eingabe wird uns als Ergebnis ein durchschnittlicher Netto-Stundensatz von 73,51 Euro kalkuliert.

So weit so gut – doch was heißt das nun für die Angebotskalkulation? Für die nächsten Schritte genügt eine kostenfreie Registrierung bei tagwerk.

Bevor es zur Angebotskalkulation geht, hinterlegt tagwerk nach Log in zunächst automatisch einen individuellen Geschäftsplan. In dem PDF-Dokument werden alle Details der Stundensatzberechnung nochmals aufbereitet und beispielsweise der Umsatz für das folgende Geschäftsjahr ausgewiesen sowie die Verteilung von Kosten grafisch dargestellt.

Mit dem Geschäftsplan als Grundlage können nun Angebote auf Basis des geschätzten Aufwands, der Kosten und des eigenen Stundensatzes kalkuliert werden. Im Menüpunkt ANGEBOTE > STUNDENSATZRECHNER ist eine Aktualisierung der Annahmen jederzeit möglich.

Anbieten

Im Menüpunkt ANGEBOTE erstellen wir also ein neues Angebot für die Kundenanfrage. Das aufgerufene Formular baut sich direkt in der Logik eines Angebotsschreibens auf und lässt sich intuitiv ausfüllen. Da wir noch keinen Kunden in tagwerk erfasst haben, springen wir aus dem Angebotsformular automatisch in die Kundenerfassung und nach Eingabe wieder zurück ins Formular.

Was die Abrechnungsart betrifft, besteht die Wahl zwischen einer stundenbasierten Kalkulation, einem Festpreisangebot oder einer frei definierbaren Einheit (z.B. eines Tagessatzes). Wir kalkulieren den Aufwand in Stunden, setzen unseren zuvor kalkulierten Stundensatz aufgerundet auf 80 Euro ein und können anschließend die detaillierte Aufwandsschätzung in unterschiedliche Aufgaben unterteilt erfassen. Optional können zusätzliche Kosten in die Angebotskalkulation mit einbezogen werden. Basierend auf dem im Geschäftsplan hinterlegten Stundensatz errechnet tagwerk nun den effektiven Stundensatz des Angebots sowie den Netto-Gesamtpreis.

 

Ein hilfreiches Feature ist die Bewertung des effektiven Stundensatzes: tagwerk weist auf mögliche Kalkulationsspielräume oder Engpässe hin, je nachdem ob der effektive Stundensatz ober- oder unterhalb des als optimal kalkulierten Satzes liegt.

Das Angebotsdokument lässt sich jederzeit über die Vorschau ansehen. Einerseits werden darauf die Gesamtkosten einschließlich des gewünschten Mehrwertsteuersatzes als Bruttobetrag ausgewiesen, andererseits werden persönliche Layout-Präferenzen wie Logo, Briefpapier oder Nutzer-Stammdaten sichtbar.

Die Grundeinstellungen zu Steuersatz, Adresse oder Layout sind direkt aus dem Angebotsformular heraus konfigurierbar. Im Menüpunkt ÜBERSICHT > LAYOUTS lassen sich individuelle Vorlagen für die eigenen Angebote und Rechnungen gestalten wie z.B. das Hinterlegen einer eigenen Designvorlage.

Passt die Kalkulation schließlich, wird das Angebots-PDF beim Speichern erzeugt und im Menüpunkt ANGEBOTE in der Übersicht angelegt.

Von dort aus können wir unser Angebot nun weiterbearbeiten, als PDF zum Versand abrufen oder duplizieren, um mit Hilfe der Kopie ein weiteres Angebot zu erstellen. Sobald der Kunde den Auftrag erteilt, lässt sich das Angebot per Mausklick in ein Projekt umwandeln und die Arbeit kann losgehen!

Weitere Tipps zur Angebotserstellung und was neben einer profitablen Kalkulation ein gutes Angebot noch ausmacht, finden wir in der tagwerk Bibliothek.

Abrechnen

tagwerk bietet für die Projektabwicklung und Abrechnung zahlreiche weitere Funktionen an, mit denen sich der gesamte Arbeitsprozess bis hin zur Steuererklärung abdecken lässt:

  • Projektcontrolling zu offenen Stunden, Kosten und Rechnungen
  • Erfassung von Zeiten, Reise- und Kostenbelegen
  • Rechnungstellung
  • Reporting-Funktionen
  • Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
  • Elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER
  • Erstellung von Steuerunterlagen
  • Elektronische Übermittlung der Steuerunterlagen an Steuerberater

Autor

Selbstdarstellung: tagwerk definiert Steuer machen und Buchhaltung für Freelancer neu. Dazu haben wir mit unserer Online-Software die klassische Warenwirtschaft komplett überarbeitet und für Freelancer eine einfache und effektive Möglichkeit geschaffen, ihre Buchhaltung in die tägliche Projektarbeit zu integrieren. Mit einem Minimum an Aufwand und ohne großes Fachwissen ist dieses komplexe Thema einfach zu bewältigen.

tagwerk wurde bereits mehrfach ausgezeichnet, u.a. mit dem IKT Innovativ-Preis des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie. www.mein-tagwerk.de 

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Markus - 4 years ago

50 % Auslastung bzw. verrechenbare Zeit halte ich aus meiner Erfahrung für absolut realistisch. Vielfach wird von utopischen Zahlen ausgegangen wie 70 % Auslastung. Das bedeutet im Umkehrschluss Buchhaltung und andere administrative Tätigkeiten werden nach „Feierabend“ gemacht. Worklife-Balance?!? Meine Gedanken hierzu habe ich unter http://wertsatz.de/2013/06/06/stundensatz-berechnen/ aufgeschrieben und werde es künftig noch um weitere Erfahrungen zu diesem Thema erweitern.

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