Ordnung in die eigene Buchführung bringen

Ihre Artikel schreiben Sie brilliant, Ihre programmierten Webseiten sind sehr ansprechend und stilistisch klingen Ihre Übersetzungen einfach perfekt. Keine Frage, die meisten Freelancer sind Profis in Ihrem Beruf. Viele geben sich jedoch längst nicht so professionell, wenn es um die eigene Buchführung geht. Sobald das Finanzamt einen Beleg einfordert, bricht oftmals Panik aus. Das muss nicht sein. Wie Sie als Freelancer Ihre Beleg-Sammlung mit wenigen Tricks optimieren, lesen Sie hier.

Er ist oftmals das Herzstück der Buchhaltung von Freelancern: Der gute alte Schuhkarton. Geduldig sammelt er Rechnungen, Quittungen, Parkscheine und Kundenkorrespondenz. Bis er eines Tages überquillt oder spätestens mit Fälligkeit der Steuererkärung notgedrungen geleert wird.  Dann beginnt das große Suchen: Wofür habe ich diesen Betrag ausgegeben? Und warum habe ich für diese Rücksendung eigentlich keine Gutschrift bekommen?

Wie Sie es mit der Buchführung handhaben, bleibt Ihnen als Freelancer und Kleinunternehmer selbst überlassen, denn Sie sind nicht buchführungspflichtig. Abgesehen davon müssen sie jedoch Betriebseinnahmen aufzeichnen für umsatzsteuerliche Belange sowie ein Verzeichnis über die Anschaffungskosten nicht abnutzbarer Wirtschaftsgüter führen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG). Ganz ohne Belege kommen Sie daher nicht aus! Sie können Ihrer Schuhschachtel als universelle Sammelbox die Treue halten oder jeden Belegberg monatlich fein gebündelt zum Steuerberater tragen. Mit unseren Tipps kommt zumindest ein wenig Grundordnung in Ihre Buchführung:

Fächermappen anlegen

Um die Schuhschachtel zu entlasten, sollten Sie sich eine einfache Fächermappe zulegen. Diese hat in der Regel ein Dutzend Fächer oder Taschen, in die Sie Ihre Belege schon mal vorsortieren können – etwa Eingangsrechnungen privat, Parkquittungen oder Restaurantrechnungen. Falls Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung selbst machen, wird es Ihnen viel leichter fallen, die thematisch bereits vorsortierten Belege zu verbuchen.

„Keine Buchung ohne Beleg“

Dieses Mantra lernt jeder kaufmännische Auszubildende zu Beginn seiner Berufsschuljahre. Auch Freelancer sollten sich diesen Satz vergegenwärtigen und vor allem in der Praxis umsetzen, indem sie einfach den entsprechenden Beleg hinter den jeweiligen Kontoauszug heften – ganz gleich, ob es sich nun um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Eine Kopie reicht dabei vollkommen, denn meist werden die Originalrechnungen (etwa von Computern oder Faxgeräten) noch für Garantiefälle benötigt.

Privat- und Geschäftskonto trennen

Ob Supermarkt, Apotheke oder Schnellimbiss – wir leben im Zeitalter der Plastikkarten und vielleicht gehören Sie zu den Kunden, die fast alles bargeldlos zahlen. Entsprechend viele Buchungen verzeichnen Sie auf Ihrem Kontoauszug. Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Sie am besten ein eigenes Konto für geschäftliche Vorgänge einrichten. Falls Sie davon privat Geld abheben, sollten Sie das unbedingt mit dem Vermerk „Privatentnahme“ kennzeichnen – denn immerhin handelt es sich um ein Geschäftskonto. Ein Vergleich der Anbieter lohnt sich, nicht selten lassen sich bei den Kontoführungsgebühren mehrere Dutzend Euro pro Jahr sparen.

Rechnungsbuch führen

Ein einfaches Schulheft tut es am Anfang auch: Legen Sie sich ein Rechnungsbuch in Tabellenform an, in dem Sie die wichtige Rechnungsbestandteile festhalten (Datum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer (und -satz), Empfänger, Gegenstand der Leistung). Eine Spalte sollten Sie dabei freilassen für das „Bezahlt am …“-Häkchen (falls es sich nicht um eine Bareinnahme handelt). Das erleichtert das Mahnwesen deutlich, denn dann sehen Sie sofort, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde oder noch offen ist. Und die fällige Umsatzsteuer erkennen Sie ebenfalls auf einen Blick, ohne dass Sie zuerst alle alten Rechnungen durchblättern müssen. Aber: Dieses System funktioniert in der Regel nur bei Freelancern, die eine überschaubare Anzahl von Rechnungen ausstellen!

Elektronische Buchhaltung

Nicht jedem Freelancer liegen im Computerzeitalter manuelle Rechnungs- oder Kassenbücher, das steht fest. Sicher kann man es sich einfacher machen und gleich eine entsprechende Buchhaltungs-Software einsetzen. Ob man dort nun konsequent jeden Beleg sofort einträgt oder nicht, ist sicher Typsache. Zudem muss dazu erst der Computer hochgefahren werden, was man eben auch nicht immer tut. Manche Freelancer tragen Ihre Belege täglich ein, andere nur einmal pro Jahr, kurz vor der Steuererklärung. Wenn Sie eher zu den Aufschiebern gehören, dürften Sie mit einem schriftlichen Rechnungs- und Kassenbuch erst einmal gut bedient sein – elektronisch nachtragen geht schließlich immer, man muss es nur tun. Als erschwingliche Buchführungs-Einsteigerprogramme gelten Lexware, (www.lexware.de), WISO (www.buhl.de) und andere.

Aufheben – unbedingt!

Das Jahresende verlockt dazu, noch einmal richtig auszumisten: Weg mit den alten Belegen, die so viele Meter Ordnerplatz im Regal für sich beanspruchen – falls Sie noch kein digitales Büro haben und alle Belege ohnehin als pdf-Files abgespeichert haben. Vorsicht: Als Freelancer (Freiberufler, Selbständiger) müssen Sie Ihre Rechnungen, Belege und Geschäftskorrespondenz unbedingt zehn Jahre aufbewahren – sonst könnten Sie bei einer eventuellen Steuerprüfung ganz schön in Erklärungsnot geraten!

Hilfe von außen

Wem die komplette Buchführung in den eigenen vier Wänden zu viel wird, sollte einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro in Anspruch nehmen. Je nach Absprache sind dort die Belege monatlich abzugeben. Arm wird man dabei nicht, spart sich jedoch einige Nerven. Fragen Sie Ihre Kollegen nach guten Steuerberatern, die auf Ihre Branche, Freelancer bzw. klein- und mittelständische Unternehmen spezialisiert sind. Oder recherchieren Sie auf der Website des Deutschen Steuerberaterverbands nach einem geeigneten Büro für Ihre Buchführung, das sich vielleicht in Ihrer Nähe befindet. http://www.dstv.de/suchservice/steuerberater-suchen

Haben Sie noch weitere Buchführungs-Tipps parat? Teilen Sie Ihre Ratschläge mit unseren Lesern!

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