Leitfaden: Professionelle Rechnungen schreiben

Als Freelancer sind Sie wahrscheinlich viel auf Achse: Kundengespräche, Auftragsakquise, Vor-Ort-Termine. Und bei jedem Auftrag heißt es für Sie, eine Rechnung zu schreiben.

Ohne Rechnung kein Geld. Aber wissen Sie auch, wie Sie eine professionelle Rechnung schreiben müssen? Wir zeigen Ihnen in unserem Leitfaden, was Sie dabei beachten sollten.

1. Was ist eine Rechnung eigentlich genau?

Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach: Mit Ihrer Rechnung teilen Sie Ihrem Kunden das fällige Entgelt für Ihre Leistung mit.

Aber wie ist das bei einer Quittung? Oder einem Kassenbon? Gelten diese auch als Rechnungen? Jein. Mit einer Quittung benötigen Sie eine erhaltene Zahlung. Bei Beträgen bis zu 150€ brutto kann aber auch eine Quittung bzw. ein Kassenbon die Funktion einer Rechnung erfüllen.

Für Beträge über 150€ hingegen müssen Sie immer eine ordnungsgemäße Rechnung einfordern bzw. schreiben.

2. Muss ich immer eine Rechnung schreiben?

Nehmen wir an, Ihr Kunde hat schon bezahlt. Bar auf die Hand. Müssen Sie dann trotzdem noch eine Rechnung schreiben? Ja – als Nachweis für Ihre Buchhaltung ist es unerlässlich, trotzdem eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen.

Als Freelancer dürfen Sie sich dafür bis zu einem halben Jahr nach Erfüllung Ihres Auftrags Zeit lassen. Natürlich ist es aber sinnvoll, die Rechnung umgehend zu versenden. Sie wollen ja schließlich schnell bezahlt werden, oder?

3. Welche Inhalte muss meine Rechnung erfüllen?

Eine professionelle Rechnung schreiben ist nicht schwierig.

Wichtig ist, dass Ihre Rechnung folgende Angaben enthält:

  • Ihre persönlichen Daten: Name, Anschrift
  • Ihre Steuernummer bzw. Ihre Umsatzsteuer-ID (bei Kunden im EU-Ausland)
  • Rechnungsnummer
  • Die persönlichen Daten Ihres Kunden: Name, Anschrift
  • Evtl. die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden (bei Kunden im EU-Ausland)
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum
  • Beschreibung Ihrer Leistung: Art und Menge
  • Preis für Ihre Leistung: Nettopreis, USt.-Satz, Bruttopreis

Weitere sinnvolle Angaben sind:

  • Kundennummer
  • Ihre Telefonnummer und Emailadresse
  • Ihre Bankverbindung

Sind Sie – wie viele andere Freelancer auch – Kleinunternehmer, führen also keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab, müssen Sie auf die Angabe der Umsatzsteuer verzichten. Außerdem sollte

n Sie auf Ihrer Rechnung folgenden Hinweis vermerken: “Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird Umsatzsteuer nicht berechnet”.

Hinweis: Sie können Ihre Rechnung natürlich jedes Mal manuell in Excel und Word erstellen. Das ist aber ziemlich aufwendig. Mit unserer kostenlosen Musterrechnung für Word und Excel haben Sie alle wichtigen Inhalte bereits vorgegeben und müssen nur noch die entsprechenden Felder ausfüllen.

4. Wie versende ich meine Rechnung?

Als Freelancer steht es Ihnen frei, wie Sie Ihre Rechnung versenden. Früher musste man Rechnungen immer in Papierform und unterschrieben ausstellen – im elektronischen Zeitalter hat sich hier aber einiges gewandelt.

Egal ob per Post, per Fax oder per Email – Ihre Rechnung ist in jeder Form gültig. Mittlerweile setzt sich allerdings immer mehr der elektronische Versand durch. Warum? Damit sparen Sie Druckkosten, Portoversand und Zeit.

5. Kann ich meine Rechnung auch stornieren?

Nehmen wir an, Ihr Kunde hat seine Adresse geändert. Oder Sie haben ein falsches Datum in Ihrer Rechnung angegeben. Möchten Sie diese Fehler korrigieren, müssen Sie eine Stornorechnung ausstellen.

Mit der Stornorechnung erklären Sie die ursprüngliche Rechnung für ungültig. Sie sollten in der Stornorechnung daher eindeutig Bezug zur alten Rechnung herstellen, indem Sie auf die entsprechende Rechnungsnummer verweisen. Den Rechnungsbetrag der ursprünglichen Rechnung geben Sie als Negativbetrag an, sodass sich beide Summen ausgleichen.

Damit haben Sie Ihre Rechnung storniert und können Ihrem Kunden eine neue Rechnung ausstellen.

Autor

Andrea arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor. Debitoor ist dabei speziell für Gründer, Kleinunternehmer und Freelancer geeignet: Durch eine intuitive Bedienung, einfache Funktionen und Automatisierungen können auch BWL-Newbies von Anfang an mit Debitoor arbeiten.

 

 

 

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