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Chaos auf dem Schreibtisch? Das war gestern! Tipps, wie es mit der Ordnung im Büro besser klappt

Es ist wie im Film „Und täglich grüßt das Murmeltier“. Darin sitzt der Protagonist in einer Art Zeitschleife fest und durchlebt immer wieder den selben Tag. Solch einen Wiederholungstag kennen nicht wenige Menschen, zumindest im Hinblick auf den eigenen Schreibtisch: Kaum ist dieser aufgeräumt und man ist glücklich über den neuen Ist-Zustand, macht sich spätestens am Abend – infolge eines neuen Projekts – wieder Unordnung breit. Neue Unterlagen, Verträge oder Notizen vom letzten Meeting: Irgendwie scheint alles immer mehr zu werden. Und wenn man etwas Bestimmtes sucht, findet man es ohnehin nicht – das scheint ein ungeschriebenes Gesetz zu sein. Doch wie bekommt man dieses Chaos eigentlich in den Griff? Zwei einfache Tipps und ein Bonusvorschlag, die dabei helfen können, finden Sie hier. 

Tipp 1: Grundordnung am Schreibtisch herstellen

Schreibtisch aufräumen

Es gibt Tage, an denen sehe ich die Schreibtischplatte nicht mehr. Alles staut sich: Ordner, Ablage, Blöcke und Stifte. Selbst die Tastatur lässt sich nur noch erahnen! Dann hilft bei mir eigentlich nur noch eines: Ich nehme alles – und damit meine ich wirklich alles – vom Schreibtisch herunter und stelle es auf den Fußboden. Die Gegenstände platziere ich so, dass meine Frau und meine Kinder sich aufregen und am besten fast darüber stolpern. Ist das gemein? Nein, sondern somit gewinnt es an Priorität, dieses selbstgeschaffene Chaos, und ich muss mich seiner annehmen. Nicht auszumalen, wenn unser Sohn oder das Töchterchen die wichtigen Vertragsdokumente in die Finger bekämen – am besten noch nach dem Verzehr eines Schokoriegels! Die im ganzen Zimmer verstreuten Gegenstände und Unterlagen lassen also meine persönliche Alarmglocken schrillen: „Ich muss etwas tun und zwar noch heute!“ Das funktioniert in der Regel sehr gut – spätestens wenn ich an die Schokoladenfinger meines Nachwuchses denke. 

Das Chaos auf dem Fußboden M-U-S-S nun beseitigt werden. Und zwar nach folgenden Prinzipien, die ich strikt befolge:  

  • Nichts wird einfach wieder auf den Schreibtisch gelegt, sondern an den Platz, an den es eigentlich auch gehört. Sprich: Die Eingangsrechnung wird im entsprechenden Ordner abgeheftet.
  • Was keine Verwendung oder keinen Platz hat, wird sofort entsorgt. Dazu stelle ich mir gleich einen großen Karton für den Papiermüll hin, da Papierkorb oder Aktenvernichter nur begrenzte Kapazitäten haben. Wenn ich erst einmal in Fahrt bin, geht das Aussortieren sehr leicht von der Hand – und macht auch noch Spaß!

Dieses System klappt bei mir überraschenderweise viel besser, als wenn ich versuchen würde, den Schreibtisch einfach so aufzuräumen – also einen Gegenstand nach dem anderen von der Tischplatte nehmen würde. Wenn sich alles auf dem Fußboden stapelt, stehe ich unter Zugzwang.

Tipp 2: Einfach 5 bis 10 Minuten früher Feierabend machen!

Pause machen

Reichern Sie Ihren Terminkalender (insofern Sie ein Kalendertyp sind!) einfach durch einen Dauertermin an. Dieser zwingt sie dazu, jeden Abend vor Feierabend den Schreibtisch aufzuräumen. Das funktioniert eigentlich recht gut, denn meist fallen nur kleinere Arbeiten an, die es zu erledigen gilt: Eine Rechnung abheften, den Ablagekorb leeren oder die Verträge ordnen. Da es täglich meist nur kleinere Aufgaben sind, klappt das schnell und problemlos. Allerdings müssen Sie sich dazu auch wirklich zwingen, denn diese Aktion verpufft ganz gerne. Wie auch immer Sie sich dazu zwingen, ob per Kalender oder Ehepartner: Alles ist erlaubt, Sie müssen diesen Schritt nur tun. Lassen Sie die abendliche Aufräumaktion an einem Tag weg, dann dauert es beim nächsten Mal schon doppelt so lange!

Bonustipp: Ablagesystem

Es gibt unterschiedliche Ordnungstypen, soviel steht fest. Was sich jedoch (fast) immer bewährt, sind Ablagefächer, allerdings möglichst nicht mehr als drei. Diese stehen auf dem Schreibtisch, wo sie auch ganz gut hinpassen – denn sie nehmen, aufeinander gestapelt, nicht viel Platz weg und helfen bei der Ordnung. Dazu sollte man am besten drei (oder auch nur zwei) Fächer besitzen: In einem landet der Posteingang, der ebenfalls bis zum Abend erledigt sein muss. Das zweite Fach ist für erledigte Unterlagen und Briefe und dient als Zwischenpuffer, bevor es ans Abheften der Ablage geht. Je nach eigener Disziplin können Sie diesen Ordnungsschritt auch überspringen und sofort alles abheften. Ansonsten sollte immer am Abend Zeit genug da sein, das Fach zu leeren (siehe Tipp 2). Der Idealzustand auf Ihrem Schreibtisch: Fach 1 und Fach 2 sind am Abend immer leer!

Das dritte Fach dient unterdessen der Wiedervorlage: Nicht jede Post, nicht jeder Vertrag ist ein Schriftstück, dass sofort bearbeitet werden kann – entsprechend muss es wieder vorgelegt werden. Ist noch eine Rückmeldung vom Kunden zu erwarten? Noch ein Anruf bei der Bank zu erledigen? All das kommt in das Wiedervorlage-Fach. Auch hier hat sich eine gewisse Regelmäßigkeit bewährt: Beispielsweise jeden Freitag oder auch mitten in der Woche. Sie müssen das Fach nur durchgehen, entweder werden die Schriftstücke abgeheftet, wenn sie erledigt sind – oder sie müssen noch bis zur nächsten Runde warten.Was machen Sie eigentlich, um dem Chaos Herr oder Frau zu werden? Tun Sie gar nichts und sind der chaotische Typ oder haben Sie einen ultimativen Tipp für unsere Leser? Dann nur her damit, wir freuen uns immer über praktische Vorschläge!

Und nun Sie!

Was machen Sie eigentlich, um dem Chaos Herr oder Frau zu werden? Tun Sie gar nichts und sind der chaotische Typ oder haben Sie einen ultimativen Tipp für unsere Leser? Dann nur her damit, wir freuen uns immer über praktische Vorschläge!

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Mario - a couple of years ago

Um ehrlich zu sein kann ich es gar nicht leiden, wenn auf dem Schreibtisch nur ein Rechner und drei Stifte im Neuziggradwinkel ohne ein einziges Staubkorn angeordnet sind. Eine gepflegte Umordnung erhöht den Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz!

Reply
    freelancerblog - a couple of years ago

    Jeder muss sein System finden, das für ihn funktioniert 🙂 Ich muss aber sagen, dass ich mich immer wieder freue, wenn ich nach dem Chaos wieder etwas Ordnung hergestellt habe!

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