Abgestempelt!

Vorgeschrieben sind Firmenstempel zwar nicht – aber sehr praktisch!

In feinen Lettern pragt er auf vielen Briefen, noch häufiger ist er allerdings auf Briefumschlägen anzutreffen: Der Firmenstempel. Gesetzlich vorgeschrieben ist sein Gebrauch zwar nicht, allerdings wirkt seine Anwendung Kunden gegenüber äußerst professionell.

Praktisch ist er allemal, der Firmenstempel. Er erspart seinem Anwender die Mühe, die eigene Absenderanschrift von Hand auf den Briefumschlag zu schreiben. Zudem wirkt der gestempelte Aufdruck professioneller als eine schnell dahingekritzelte Adresse – zumal sich nicht jeder Freelancer mit einer leserlichen Handschrift rühmen kann.

Doch welche Angaben muss ein Firmenstempel eigentlich enthalten? Zunächst einmal gibt es kein Muss – denn die Verwendung eines Firmenstempels ist gesetzlich nirgendwo vorgeschrieben.

Sinnvoll sind jedoch Angaben wie der eigene Name mit der entsprechenden Berufsbezeichnung oder Dienstleistung – alternativ dazu sollte der Firmenname in der obersten Zeile des Stempels prangen. Dazu gehören die Anschrift (Straßenname, Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort), bei Bedarf auch die Telefon- oder Faxnummer.

Wer ein eigenes Firmenlogo oder eine Website hat, kann diese Angaben ebenfalls platzieren. Der Stempel eignet sich hierfür als gutes Marketinginstrument – allerdings erhöht sich dadurch seine Größe. Und längst nicht jeder Briefumschlag oder Vertrag bietet Platz für einen großen Stempelabdruck!

Wird der Stempel hingegen nur für die Post genutzt, reichen Firmenname bzw. Name und Berufsbezeichnung sowie die Anschrift vollkommen aus – mehr Informationen haben hier nichts zu suchen. Die eigene Bankverbindung, sofern sie mit auf den Stempel soll, sollte ebenfalls nicht auf den Briefumschlag – um Missbrauch vorzubeugen.

Freelancer, die häufig Werk- oder Dienstleistungsverträge unterschreiben, sollten auf alle Fälle über einen eigenen Stempel nachdenken – vor allem, wenn der Vertragspartner ebenfalls einen Firmenstempel verwendet. Es wirkt einfach professioneller!

Wird hingegen eigenes Briefpapier benutzt, kann man auf Angaben wie die eigene Website oder die Telefonnummer verzichten – da diese in der Regel ohnehin auf dem Briefpapier aufgedruckt sind. Taucht ein Firmenlogo auf dem Briefpapier auf, kann dieses unterdessen im Sinne einer Corporate Identity genutzt werden und sollte sich auch im Stempel wiederspiegeln.

Welcher Stempeltyp verwendet wird, ist nicht nur Geschmackssache, sondern auch eine Preisfrage: Es gibt klassische Holzstempel, auch in edler Buchen- oder Ebenholzausfertigung oder mit Schmucksteinen verziert. Wer es kompakt mag, wählt einen Stempel-Kugelschreiber, der selbst in die kleinste Handtasche passt. Und wer sparen möchte, kann sich einen Standard-Textstempel mit bereits integriertem, selbstfärbendem Stempelkissen bestellen. Dieser wird meist mit Pinzette und Rillentypenset geliefert.

Doch nicht jeder Stempel darf frei verwendet werden – so gibt es bestimmte Vorschriften für einige Berufsstände, etwa für Übersetzer oder Dolmetscher. Als öffentlich bestellte und vereidigte Übersetzerin benötige ich beispielsweise einen genormten Rundstempel mit gewissen Größen und Angaben (z.B. Name, Adresse, Berufsbezeichnung). Dessen Fertigung darf in der Regel nur mit einem entsprechenden Nachweis (einer so genannten Bestallungsurkunde vom Landgericht) erfolgen, um Missbrauch vorzubeugen.

Einige meiner Kollegen empfehlen auch, als Stempelfarbe Blau zu wählen, da Schwarz wie ein Scan wirken könnte und sich vom Text nicht deutlich genug abhebt – dies sollte man auch bei der Wahl der Stempelfarbe berücksichtigen.

Ansonsten bleibt alles eine Preis- und Geschmacksfrage, für welchen Stempel man sich entscheidet. Und letztlich auch eine Stilfrage – ob man zum handgefertigten Unikat aus der Meisterwerkstatt greift oder auf einen Standardstempel aus Plastik.

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